Projektplattform exakt

Bei der Projektplattform exakt handelt es sich um eine webbasierte Projektabwicklungs- und Kollaborationsplattform die seit November 2019 für die Projektabwicklung verwendet werden kann und seit Jänner 2021 verpflichtend zu verwenden ist.
Bei Projekten mit einem Baustart nach der verpflichtenden Verwendung von exakt, werden daher auch keine digitalen Dateien für USB, CD oder HDD angenommen. Die einzige Ausnahme hierfür bilden digitale Massendaten wie Laserscans oder Videos aus Kanal- oder Streckenbefahrungen.

Über die Plattform wird für jedes Bauprojekt ein digitaler Projektraum zur Verfügung gestellt indem sowohl ASFiNAG-interne Mitarbeiter:innen als auch externe Projektbeteiligte gemeinsam in einer Umgebung Dokumente hochladen, abstimmen und durchsehen können.

Die Strukturen der Bau- und Beschaffungsakten, sowie der Bestandsdokumentation, sind konzernübergreifend vorgegeben und definiert. Sie werden von Seiten der ASFiNAG auf der Plattform bereitgestellt und für die Benutzer:innen je nach Rolle und Tätigkeit freigeschaltet. Die Gesamtmenge der Bauakte, Beschaffungsakten sowie der technischen Bestandsdokumentation eines Projektraumes wird als Bauprojektakte bezeichnet.

Als Bestandsdokumentation sind jene Dokumente zu verstehen, welche am Ende des Bauprojekts den Zustand von geänderten oder neu errichteten Anlagen beschreiben. Sie wird in zwei Bereiche untergliedert:

1. Betriebsführungsunterlagen
   Hierbei handelt es sich um Dokumente, die zur Betriebsführung benötigt werden wie z.B. Betriebs- und Wartungshandbücher, Bescheide, Verträge und um einen Auszug bzw. Vorabzüge der technischen Bestandsdokumentation.
   Durch die Projektleitung sind die entsprechenden RL_035_ASF-Dokumentenpakete an die Betriebsstellen (z.B. AssetManagement, ABM, rVMZ, ÜZ, ...) pro Betriebseinheit zum jeweilig vereinbarten Termin analog bzw. digital zu übergeben.
   Die zu übergebenden Inhalte sind zwischen Projektleitung und Betriebseinheiten vorab im Zuge einer KickOff-Sitzung abzustimmen. Die entsprechenden im Prozess hinterlegten Schnittstellenpapiere sind dabei zu beachten.
   Die zu übergebenden digitalen Dokumente müssen zum Zeitpunkt der Verkehrsfreigabe (VFG) im Ordner "7.A. Betriebsführungsunterlagen" im exakt-Projektraum bereitgestellt sein.

2. Technische Dokumentation
   Hierbei handelt es sich um sämtliche technischen Dokumente, die den Endzustand der Strecke bzw. Anlagen nach der Baumaßnahme beschreiben.
   Die zu übergebenden digitalen Dokumente müssen zum Zeitpunkt der Gesamtfertigstellung im Ordner "7.B. Technische Bestandsdokumentation" im exakt-Projektraum bereitgestellt sein.

Um eine möglichst genaue Ablage zu ermöglichen empfiehlt es sich die entstandenen Dokumente möglichst zeitnah auf der Plattform abzulegen und in den entsprechenden Ablageort der Aktenstruktur einzusortieren.

Bei Projektabschluss werden die hier abgelegten Dokumente von der Servicestelle Baudokumentation über eine Schnittstelle teilautomatisiert in das letztendliche Langzeitarchivierungssystem (DOXiS) übertragen und dort aufgehoben.

Untenstehend finden Sie Erklärungen und Anleitungen wie mit den Funktionen der Projektplattform exakt gearbeitet werden kann und welche Funktionalitäten sich hinter welchem Menübereich verbergen.

Bei Rückfragen zur Bedienung der Projektplattform exakt steht das Team HIAS (Hilfe ASFiNAG) unter hias@asfinag.at gerne zur Verfügung!

Persönlicher Bereich

In den persönlichen Bereich kann navigiert werden, indem im Reiter am oberen Rand der Plattform die Schaltfläche "Personal" ausgewählt wird. Die hier enthaltenen Informationen sind auf jene Informationen begrenzt, die einer Einzelperson (Anwender:in) zugeteilt sind.

Übersicht und Favoriten
Im Menüpunkt "Übersicht" finden sich alle Projekträume die den Anwender:innen durch Einladung oder Hinzufügen in den Projektraum zugeteilt wurden.
Mithilfe des Stern-Symbols können einzelne Projekte zu Favoriten ernannt werden. Das ernennen von Favoriten ermöglicht es, durch betätigen der sternförmigen Schaltfläche am oberen Rand der Projekteliste einen Filter zu setzen, der nur jene Projekte anzeigt, die zuvor als Favoriten deklariert wurden.

Mailbox
Im Bereich der Mailbox werden alle Nachrichten, die über die Projektplattform versendet oder empfangen wurden, dargestellt. Dabei kann in folgende Ansichten unterteilt werden:

1. Inbox: Alle über die Plattform erhaltenen E-Mails
2. Outbox: Alle über die Plattform versendeten E-Mails
3. Mailbox: Alle über die Plattform versendeten und empfangenen E-Mails, sowie alle E-Mails aus Projekträumen, in denen man die Rolle "Arbeitsraum-Administrator" innehat.

Die Ergebnisliste der Mails kann nach verschiedenen Parametern wie Projektraum, Modul, Empfänger oder Absender gruppiert werden. Eine genauere Einschränkung kann über die Suchfunktion vorgenommen werden. Hier kann beispielsweise den Feldern Betreff, Nachricht, Link, etc. gezielt nach Begriffen gesucht werden.

Aufgaben
Im Menüpunkt "Aufgaben" werden sämtliche Aufgaben, die Benutzer:innen betreffen, aufgelistet. Also alle Aufgaben, die in einem der Projekträume entstehen, denen die Benutzer:innen tätig sind. Darunter fallen Aufgaben aus dem Planmanagement wie Planprüfungen oder Freigaben innerhalb der Workflows. Es ist somit nicht erforderlich, jeden Projektraum einzeln zu öffnen um einen Überblick über die Gesamtheit der Aufgaben zu erhalten.

Stellvertretungen
Im Bereich "Stellvertretungen" können Stellvertreter:innen eingetragen werden, die im Namen der ursprünglich verantwortlichen Person Aufgaben und Planprüfungen übernehmen können. Stellvertretungen können für ausgewählte Personen oder direkt für alle Projekträume an denen eine Person beteiligt ist festgelegt werden. Diese Unterscheidung kann unter dem Punkt "Arbeitsräume" festgelegt werden. Sollte die Stellvertretung nicht für alle Räume gewünscht werden, können aus der darunter stehenden Liste einer oder mehrere Projekträume ausgewählt werden, für die diese Stellvertretung bestellt werden soll.
Darüber hinaus kann angegeben werden ob die Stellvertretung Benachrichtigungen weitergeleitet bekommen soll (empfohlen), sowie für welchen Zeitraum die Stellvertretung gültig bleibt. Sollte kein expliziter Zeitrahmen eingetragen werden, bleibt die Stellvertretung bis auf Widerruf aktiv.

Dokumentenablage

Um zum Bereich der Dokumentenablage zu gelangen, ist im jeweiligen Projektraum oder im persönlichen Bereich im linken Randmenü der Menüpunkt "Dokumente" auszuwählen. Im darauffolgenden Fenster lässt sich die Ordnerstruktur des Projektraumes einsehen.

Funktionsleiste
Am oberen Rand der Ansicht findet sich eine Funktionsleiste für die Dokumentenablage. Diese Funktionsleiste beinhaltet Einstellungen zur Ansicht und Suche von Dokumenten sowie zum Versenden von Nachrichten:

1. Hochladen von Dokumenten, .zip Archiven und Lieferdokumenten über den "Erstellen" Button (1)
2. Ein- und Ausblenden der Baumansicht der Ordnerstruktur (2)
3. Reduzieren der Ansicht auf Favoriten (3) oder befüllte Ordner (4)
4. Anpassen der Ansicht der Dokumente (5)
5. Wechsel auf die oberste Navigationsebene (6) oder eine Ebene nach oben (7)
6. Zugriff auf die Volltextsuche über Dokumente (8)
7. Nachricht versenden (9) oder versendete Nachrichten einsehen (10)

Lieferdokumente
Bei Lieferdokumenten handelt es sich um "Platzhalter" für Dokumente, die im Projektverlauf noch geliefert werden müssen. Durch Auswählen der Lieferdokumente im "Erstellen" Button öffnet sich die Eingabemaske zum Hochladen der Dokumente:

In der Eingabemaske sind jedenfalls die Pflichtfelder zu befüllen, dabei ist auf einen aussagekräftigen, eindeutigen Dokumentnamen zu achten. Zusätzlich kann eine Nachricht bereits vorformuliert werden, welche zum angegebenen Zeitpunkt an den Verteilerkreis gesendet werden kann. Nach Abschließen des Vorganges durch die Schaltfläche durch die Schaltfläche "Hinzufügen", wird im angegebenen Verzeichnis ein Platzhalter für das Lieferdokument angelegt.

Favoritenansicht
Um häufig genutzte Dokumente und Ordner schneller zu erreichen, können diese als Favoriten gekennzeichnet werden. Zum Hinzufügen eines Favoriten genügt ein Klick auf das Stern-Symbol in der Spalte "Favoriten". Das ausgewählte Objekt wird dadurch als Favorit markiert.
Durch aktivieren der Favoritenansicht in der Funktionsleiste werden werden nur jene Dokumente angezeigt, die zuvor als Favorit markiert wurden.

Leere Ordner ausblenden
Durch betätigen des Buttons "Leere Ordner ausblenden", werden in der Ansicht nur jene Ordner angezeigt, in denen zumindest ein Dokument, oder ein mit zumindest einem Dokument befüllter Unterordner, abgelegt wurden.

Volltextsuche
Über die Volltextsuche können Dokumente und Ordner gezielt nach Informationen und Inhalten durchsucht werden.  
Um auf die Volltextsuche zuzugreifen, kann entweder der Button "Volltextsuche" der Funktionsleiste, oder die Lupe des Menübands darüber betätigt werden.
Im Fenster der Volltextsuche können über die Schaltfläche "Alle Suchparameter anzeigen" weitere Filtermöglichkeiten angezeigt werden, in denen zum Beispiel auch nach der Dateiendung der Dokumente gefiltert werden kann.
Durch den Button "Pfad anzeigen" wird der Ablageort der einzelnen Dokumente eingeblendet, damit diese leichter gefunden werden können.

Benachrichtigungen

Beim Thema Benachrichtigungen wird prinzipiell zwischen projektraumbezogenen Benachrichtigungen und objektbezogenen Benachrichtigungen unterschieden:

1. Projektraumbezogene Benachrichtigungen informieren Teilnehmer über Ereignisse die allgemein im Projektraum auftreten. Sie beziehen sich auf alle Objekte eines bestimmten Moduls (z.B. Dokumente, Vorgänge oder Diskussionen) und ermöglichen es, über allgemeine Änderungen und Aktivitäten im Projekt am laufenden Stand zu bleiben.
   Die Art der Ereignisse sowie der Zeitpunkt der Zustellung können individuell festgelegt werden.
2. Objektbezogene Benachrichtigungen ermöglichen es Teilnemer:innen gezielt über Änderungen an einzelnen Objekten informiert zu werden, z.B. an einem bestimmten Ordner, Dokument oder Vorgang. 

Projektraumbezogene Benachrichtigungen
Projektraumbezogene Benachrichtigungen informieren Teilnehmer:innen über Ereignisse, die alle Objekte eines bestimmten Moduls innerhalb eines Projektraums betreffen. Sie ermöglichen es, über allgemeine Änderungen und Aktivitäten im Projektraum auf dem aktuellen Stand zu bleiben, ohne einzelne Objekte separat überwachen zu müssen.​
Projektraumbezogene Benachrichtigungen können für folgende Module eingerichtet werden:​

• Formulare
• Dokumente
• Dokumentenordner
• Vorgänge

Ist eine Benachrichtigung für einen Ordner aktiv, werden auch Aktionen in Unterordnern sowie in enthaltenen Dokumenten berücksichtigt.​
Die Benachrichtigung „Dokumenteigenschaften wurden geändert“ umfasst auch Diskussionen zu diesen Dokumenten.​
Wenn keine Benachrichtigungen über eigene Änderungen gewünscht sind, kann dies in den persönlichen Einstellungen deaktiviert werden​ (Option: „Sende Benachrichtigung meiner eigenen Änderungen“).

Hinweis:
Alle Teilnehmer:innen können konfigurierbare Benachrichtigungen ausschließlich für sich selbst einrichten.
Im persönlichen Setup sehen die Teilnehmer:innen alle konfigurierbaren Nachrichten aus allen Projekträumen:

• Benachrichtigungen, bei denen sie selbst als Empfänger:innen eingetragen sind
• Benachrichtigungen, die sie selbst erstellt haben

Benachrichtigungen, bei denen Teilnehmer:innen lediglich als Empfänger:innen hinzugefügt wurden, können nicht geändert oder gelöscht werden.

Objektbezogene Benachrichtigungen
Objektbezogene Benachrichtigungen informieren Benutzer:innen gezielt über Ereignisse und Änderungen an einem einzelnen, konkreten Objekt innerhalb eines Projektraums. Sie stellen die am weitesten heruntergebrochene Form der Benachrichtigung dar und ermöglichen eine präzise Überwachung ausgewählter Inhalte.​
Der Zweck objektbezogener Benachrichtigungen besteht darin, relevante Einzelobjekte gezielt zu überwachen, um zeitnah über kritische Änderungen informiert zu werden.​
Als Einzelelemente innerhalb eines Projektraumes zählen zum Beispiel:

• Dokumente
• Dokumentordner
• Formulare

Objektbezogene Benachrichtigungen berücksichtigen immer die aktuellsten Zugriffsrechte der Benutzer:innen. Wird ein Objekt gelöscht, oder verlieren die Benutzer:innen die Berechtigungen auf das Objekt, erlischt die Benachrichtigung automatisch.
Diese Benachrichtigungen können beispielsweise für folgende Aktionen der Einzelobjekte versendet werden:

1. Ändern/Löschen/Verschieben der Objekte oder deren Eigenschaften
2. Ein- und Auschecken der Einzelobjekte
3. Änderungen in Unterordnern
4. Reaktivierung von Formularen

Objektbezogene Benachrichtigungen können in der Dokumentansicht erstellt werden, indem die betroffene Ordnerebene oder das betroffene Einzelobjekt angewählt werden, und über das Brief-Symbol im oberen Menüband die eigentliche Benachrichtigung definiert wird:

Auf der Plattform exakt besteht prinzipiell eine vorgefertigte Ordnerstruktur zur Ablage der Projektdokumentation.

Diese Ablagestruktur ist grundsätzlich einzuhalten. Die obersten Ebenen sind in der beigefügten Grafik unten dargestellt. Ab der zweiten Ordnerebene bestehen vordefinierte Ordner in denen eine genauere, themenbezogene Ablage der Dokumente möglich ist.

So sind Protokolle einer Baubesprechung zum Beispiel unter dem Pfad "01 Projektmanagement/11 Besprechungen/02 Baubesprechung" abzulegen.

Sollten zusätzliche Ordner benötigt werden, können diese in der untersten Ordnerebene angelegt werden, also dort, wo keine vordefinierten Ordner mehr bestehen.

Folgende Ausnahmen der vordefinierten Ordnerstruktur bestehen: 00 Temporäre Ablage: Der Ordner 00 Temporäre Ablage ist nicht Teil der eigentlichen Ablagestruktur, sondern als Möglichkeit zum Datenaustausch implementiert. Hier abgelegte Dateien können von allen Teilnehmern eines Projektraums eingesehen und verschoben werden, es wird auch keine Dokumentart vergeben. Dokumente dieses Ordners werden bei der Archivierung des Projektraumes nicht berücksichtigt. Sollten die hier enthaltenen Dokumente also archiviert werden sollen, sind diese vor Übertrag des Projektraums in die vordefinierte Ablagestruktur zu sortieren. 05 Beschaffung Auftragsabwicklung: In diesem Ordner wird pro durchgeführter Beschaffung ein Beschaffungsordner angelegt. Die genau Struktur des Ordners 05 ist somit von Projekt zu Projekt unterschiedlich. Innerhalb der eigentlichen Beschaffungsakten besteht, abhängig vom Vergabeverfahren, eine vordefinierte Ordnerstruktur mit der wie oben beschrieben zu verfahren ist. 07 Technische Bestandsdokumentation: Ähnlich wie im Ordner 05 Beschaffung Auftragsabwicklung, wird in diesem Bereich ein Ablageordner pro Objekt erstellt, welches im Zuge des Projekts gebaut, abgerissen oder baulich verändert wurde. Die genaue Struktur der Unterordner ist abhängig vom Typ des Objekts, in den vordefinierten Ordnern ist ebenfalls wie oben angeführt zu verfahren.

In der Ablage werden prinzipiell sämtliche Dateitypen akzeptiert. Standarddokumente wie PDFs, Microsoft-Word oder -Excel Dokumente können direkt in der Plattform angesehen werden ohne sie herunterzuladen. Sowohl einzelne Dokumente als auch komplette Ordner können jedoch auch als .zip Datei heruntergeladen werden, die Schaltfläche dafür befindet sich im oberen Menüband.   Sollte eine .zip Datei hochgeladen werden, wird stark empfohlen diese beim Hochladen auf die Plattform zu entpacken. Nicht entpackte Dokumente werden zwar akzeptiert, jedoch können diese Dokumente in der Dokumentensuche nicht gefunden und nicht separat beschlagwortet werden.   Dokumentarten müssen jedem Dokument, welches nicht im Ordner "00 Temporäre Ablage" abgelegt wurde, vergeben werden. Je nach Ablageordner erfolgt eine Vergabe der für diese Ordner vorgesehenen Dokumentarten automatisch, eine Nachkorrektur bei der Ablage mehrerer Dokumente ist jedoch häufig notwendig. Dokumentarten dienen der Klassifizierung der Dokumente im Archivierungssystem und sind daher verpflichtend durchzuführen. Sowohl in der Listenansicht als auch in der Ansicht eines einzelnen Dokuments kann die Dokumentart gepflegt werden.

Die Projektplattform exakt bietet einige Möglichkeiten um die Arbeit und Verwaltung der abgelegten Dokumenten zu vereinfachen. Nachfolgend werden diese Funktionen genauer erklärt:

1. Berechtigungen:
   Auf der Plattform exakt können, bis auf die Einzelperson heruntergebrochen, Berechtigungen zur Sichtbarkeit und der möglichen Bearbeitung der abgelegten Dokumente vergeben werden. Je nach vergebener Berechtigungen können Einzelpersonen mehr oder weniger Ablageordner zur Verfügung stehen. Die Vergabe der Berechtigungen ist von den jeweiligen Projektleitungen und Projektraumverantwortlichen durchzuführen.
2. Suchfunktion:
   Im Menüband kann durch das Symbol der Lupe die Suchfunktion geöffnet werden. In dieser Suchfunktion kann sowohl nach Dateien als auch Ordnern gesucht werden. Die Ergebnisse können gefiltert werden, zum Beispiel nach Dateityp, Verfasser, Dokumentart, Änderungsdatum
3. Benachrichtigungen:
   Die Möglichkeit der Einrichtung von Benachrichtigungen besteht in den einzelnen Ablageordnern im Projektraum. In einen Ablageordner navigiert, kann über das Icon eines Briefes im oberen Menüband das Fenster der Benachrichtigungseinstellungen navigiert werden. Hier können Nachrichten mit einem Link zum betroffenen Ordner versendet werden falls es einen anlassbezogenen Mitteilungsbedarf gibt. Ebenfalls kann festgelegt werden, für welche Aktion (Hinzufügen, Ändern, Löschen von Dokumenten oder Ordnern) festgelegte Empfänger eine Benachrichtigung erhalten, um sie auf eventuelle Aufgaben, Kontrollen oder Ähnliches hinzuweisen
4. Burgermenü:
   Im oberen rechten Eck der Ansicht der Dokumentstruktur besteht ein sogenanntes Burgermenü (drei horizontale Striche parallel übereinander angeordnet). Über dieses Menü kann eine Liste der abgelegten Dokumente ausgegeben werden um eine kurze und bündige Übersicht darüber zu bekommen, wie viele Dokumente in der Ordnerstruktur abgelegt wurden, wer diese abgelegt hat und welche Dokumentart den einzelnen Dokumenten vergeben wurde. Im Burgermenü findet sich diese Funktion unter dem Unterpunkt "Export", wo das gewünschte Format der Dokumentenliste noch ausgewählt werden kann.
   Darüber hinaus kann die Dokumentenansicht selbst in diesem Menü angepasst werden, indem zum Beispiel angegeben wird, wie viele Zeilen an Dokumenten in der Dokumentenansicht angezeigt werden sollen.

Hier finden Sie Links zu den Aufzeichnungen und Foliensätzen der letzten Schulungen zum Thema Bauprojektabwicklung mit exakt & RL035.

1. Allgemeines zur Plattform exakt & Bauprojektabwicklung
   Download | 194MB
   
   
2. Dokumentenablage nach RL035 auf der Projektplattform exakt
   Download | 319MB
   
   
3. Planmanagement
   Download | 209MB
   
   
4. Mehr- und Minderkostenforderung
   Download | 314MB
   
   
5. Digitale Formulare (HybridForms)
   Download | 223MB
   
   
6. Foliensatz
   Download | 7MB

Hier finden Sie weitere Downloads im weiteren Zusammenhang mit der Bauprojektabwicklung über die Projektplattform exakt.

• Objekteliste (.xlsx)
  Download
  
  
• Muster-Plankopfvorlage (.zip)
  Download
  
  
• Mitgeltendes Dokument Was-kommt-wo-rein (.xlsx)
  Download