Auf der Plattform exakt besteht prinzipiell eine vorgefertigte Ordnerstruktur zur Ablage der Projektdokumentation.
Diese Ablagestruktur ist grundsätzlich einzuhalten. Die obersten Ebenen sind in der beigefügten Grafik unten dargestellt. Ab der zweiten Ordnerebene bestehen vordefinierte Ordner in denen eine genauere, themenbezogene Ablage der Dokumente möglich ist.
So sind Protokolle einer Baubesprechung zum Beispiel unter dem Pfad "01 Projektmanagement/11 Besprechungen/02 Baubesprechung" abzulegen.
Sollten zusätzliche Ordner benötigt werden, können diese in der untersten Ordnerebene angelegt werden, also dort, wo keine vordefinierten Ordner mehr bestehen.
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Folgende Ausnahmen der vordefinierten Ordnerstruktur bestehen:
- 00 Temporäre Ablage:
Der Ordner 00 Temporäre Ablage ist nicht Teil der eigentlichen Ablagestruktur, sondern als Möglichkeit zum Datenaustausch implementiert. Hier abgelegte Dateien können von allen Teilnehmern eines Projektraums eingesehen und verschoben werden, es wird auch keine Dokumentart vergeben.
Dokumente dieses Ordners werden bei der Archivierung des Projektraumes nicht berücksichtigt. Sollten die hier enthaltenen Dokumente also archiviert werden sollen, sind diese vor Übertrag des Projektraums in die vordefinierte Ablagestruktur zu sortieren.
- 05 Beschaffung Auftragsabwicklung:
In diesem Ordner wird pro durchgeführter Beschaffung ein Beschaffungsordner angelegt.
Die genau Struktur des Ordners 05 ist somit von Projekt zu Projekt unterschiedlich.
Innerhalb der eigentlichen Beschaffungsakten besteht, abhängig vom Vergabeverfahren, eine vordefinierte Ordnerstruktur mit der wie oben beschrieben zu verfahren ist.
- 07 Technische Bestandsdokumentation:
Ähnlich wie im Ordner 05 Beschaffung Auftragsabwicklung, wird in diesem Bereich ein Ablageordner pro Objekt erstellt, welches im Zuge des Projekts gebaut, abgerissen oder baulich verändert wurde. Die genaue Struktur der Unterordner ist abhängig vom Typ des Objekts, in den vordefinierten Ordnern ist ebenfalls wie oben angeführt zu verfahren.
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In der Ablage werden prinzipiell sämtliche Dateitypen akzeptiert. Standarddokumente wie PDFs, Microsoft-Word oder -Excel Dokumente können direkt in der Plattform angesehen werden ohne sie herunterzuladen. Sowohl einzelne Dokumente als auch komplette Ordner können jedoch auch als .zip Datei heruntergeladen werden, die Schaltfläche dafür befindet sich im oberen Menüband.
Sollte eine .zip Datei hochgeladen werden, wird stark empfohlen diese beim Hochladen auf die Plattform zu entpacken. Nicht entpackte Dokumente werden zwar akzeptiert, jedoch können diese Dokumente in der Dokumentensuche nicht gefunden und nicht separat beschlagwortet werden.
Dokumentarten müssen jedem Dokument, welches nicht im Ordner "00 Temporäre Ablage" abgelegt wurde, vergeben werden. Je nach Ablageordner erfolgt eine Vergabe der für diese Ordner vorgesehenen Dokumentarten automatisch, eine Nachkorrektur bei der Ablage mehrerer Dokumente ist jedoch häufig notwendig. Dokumentarten dienen der Klassifizierung der Dokumente im Archivierungssystem und sind daher verpflichtend durchzuführen. Sowohl in der Listenansicht als auch in der Ansicht eines einzelnen Dokuments kann die Dokumentart gepflegt werden.
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